Warum ein CRM-System deinen Workflow verbessern kann [Sponsored Post]

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Warum ein CRM-System deinen Workflow verbessern kann

Customer Relationship Management klingt ziemlich theoretisch und eher relevant für große Konzerne. Dabei können auch Startups und kleine und mittelständische Unternehmen von den Vorteilen eines guten CRM-Systems profitieren. Was zeichnet ein solches System aus und wie kannst du es schnell und einfach implementieren?

Es gibt nur einen Maßstab, um den Erfolg eines Unternehmens zu bewerten: Am Ende aller Maßnahmen und Ausgaben muss noch etwas Geld auf dem Konto sein. Das ist der Gewinn. Einen solchen zu erwirtschaften ist immer eine Herausforderung, gerade für frisch gegründete Startups und Unternehmen.

Speziell die Arbeit in kleineren Teams hält ein paar Besonderheiten bereit. Viele Mitarbeiter haben gleich eine ganze Reihe von unterschiedlichen Aufgaben zu erfüllen. Wenn du selbst Gründer bist, sieht ein Arbeitstag wahrscheinlich noch chaotischer aus: Erst ein bisschen Marketing, dann ab in die Verhandlungen mit einem wichtigen Zulieferer und im Anschluss noch die Buchhaltung auf den neuesten Stand bringen. Und dann kurz vor Ladenschluss noch eine neue Kaffeemaschine fürs Office kaufen.

Dabei kannst du dich leicht verzetteln und das wirklich Wichtige aus den Augen verlieren: deine Kunden. Ohne Käufer, die für dein Produkt oder deine Dienstleistung Geld ausgeben, gibt es kein Marketing, keine Buchhaltung und auch keine Kaffeemaschine im Büro. Deshalb ist ein Customer Relationship Management schon für Unternehmen mit wenigen Angestellten und Startups extrem wichtig.

Was ist überhaupt Customer Relationship Management?

Der Name macht es eigentlich schon deutlich: Hier geht es darum, alle Informationen über deine Kunden einheitlich zu strukturieren und verfügbar zu machen.

Stell dir beispielsweise vor, dass jemand aus dem Vertriebsteam schon längere Zeit mit einem potentiellen Kunden in Kontakt steht. Wie du vom Vertriebler erfahren hast, steht der Deal kurz vor dem Abschluss, und du wirst schon bald einen neuen Kunden begrüßen können. Dann aber wird dein Mitarbeiter plötzlich krank und fällt für längere Zeit aus.

Wo aber sind die ganzen Infos zum Kundenkontakt gespeichert? Dein Vertriebler sagt dazu:

„Ein richtiges System habe ich dafür nicht gehabt. Manche Infos stehen in ein paar Mails, dann habe ich noch eine Excel-Tabelle erstellt, um ein wenig herum zurechnen. Ach ja, und ein paar wichtige Infos habe ich mir auch auf ein paar Klebezettel am Monitor aufgeschrieben. Die hat aber mittlerweile wahrscheinlich die Putzfrau weggeschmissen.“

Nicht gerade die Antwort, die du hören willst. Das Beispiel macht deutlich, dass schon kleine Teams von strukturierten Arbeitsabläufen und klaren Prozessen massiv profitieren können. Und das ganz ohne riesigen Implementierungsaufwand.

Die Situation im Griff mit CRM-Systemen und einer definierten Arbeitsstruktur

Im Grunde ist Customer Relation Management ganz einfach. Es beginnt damit, alle Informationen über deine Kunden und Interessenten an einem Ort und in einer einheitlichen Struktur abzuspeichern.

Dazu gehören beispielsweise die Kontaktdaten deiner Kunden und Informationen zu den letzen Meetings und Telefonaten. In einem CRM-System können außerdem ganz einfach spezielle Wünsche und Fragen der Kunden gespeichert werden. Wenn gerade mehrere Mitarbeiter an einem Projekt arbeiten, können diese Informationen ebenfalls vermerkt werden.

Die Vorteile eines CRM-Systems

Ein funktionierendes Customer Relationship Management bietet dir eine ganze Reihe von Vorteilen. Dazu gehören beispielsweise folgende Punkte:

  • Die Kundenverwaltung ist effizient und strukturiert
  • Das Wissen über verschiedene Kunden wird gespeichert und geht nicht verloren
  • Du vergisst nie wieder, Deine Kunden im richtigen Moment zu kontaktieren
  • Deine Kunden fühlen sich besser betreut
  • Auch komplizierte Prozesse lassen sich schnell abbilden
  • Du kannst deine Kunden besser vergleichen
  • Du bekommst Statistiken, die Dir helfen, Deinen Vertrieb zu verbessern

Die Kundenverwaltung ist effizient und strukturiert

Vorbei sind die Zeiten der Klebezettel oder der ewig langen weitergeleiteten Mails. Mit einem CRM-System werden alle Kundendaten nach einer festen Struktur in einer Datenbank gespeichert. Arbeitsprozesse sind einheitlich definiert und können damit von allen Mitarbeitern schnell umgesetzt werden.

Damit ist die Suche nach Ansprechpartnern und Kontaktdaten immer schnell erledigt.

Das Wissen über verschiedene Kunden wird einheitlich gespeichert

Mit einem CRM-System haben alle Mitarbeiter Zugriff auf wichtige Informationen zu einem bestimmten Kunden. Wenn der Kunde Mitarbeiter A anruft, kann dieser schnell eine Notiz in der Datenbank erstellen. So weiß Mitarbeiter B direkt Bescheid. Und Mitarbeiter C und D natürlich auch.

So gehen Informationen zu einem Kunden auch über längere Zeit nicht verloren.

Du vergißt nie wieder, Deine Kunden im richtigen Moment zu kontaktieren
Dein CRM erinnert Dich daran, wenn Du versprochen hast, Dich in 2 Wochen wieder zu melden. Das sorgt für Glaubwürdigkeit und Vertrauen. Außerdem gehen Dir keine Kunden mehr durch die Lappen, die gesagt haben: „Jetzt nicht, aber in 2 Monaten wird das für uns spannend“.

Mit einem guten CRM bist Du also immer im richtigen Zeitpunkt bei Deinem Kunden.

Deine Kunden fühlen sich besser betreut

Ein CRM-System erspart unnötiges Nachfragen beim Kunden. Einmal gesammelte Informationen sind immer verfügbar. So können auftretende Probleme und Anfragen schnellstmöglich gelöst werden.

Ganz sicher erinnerst du dich selbst an Momente, in denen du dich als Kunde extrem schlecht betreut gefühlt hast. Auf der anderen Seite gibt es auch die Augenblicke, in denen dir schnell und unkompliziert geholfen wurde. Und du willst, dass es deinen Kunden genauso geht!

Komplizierte Prozesse im CRM-System schnell abbilden

Ein CRM-System muss nicht kompliziert sein, um die Arbeitsabläufe in deinem Unternehmen massiv zu vereinfachen. Jeder Mitarbeiter kann direkt sehen, wer gerade an der Arbeit an einem Kundenprojekt beteiligt ist und wo es eventuell Probleme gibt.

So wird der Informationsfluss innerhalb des Unternehmens viel besser, zahlreiche Nachfragen per Mail oder Telefon sind nicht mehr notwendig. Stattdessen kann die Zeit sinnvoller für die eigentliche Arbeit genutzt werden.

Du kannst deine Kunden besser vergleichen

Wie viele Ressourcen bindet eigentlich Kunde A? Wie häufig hat Kunde B ein Problem? Diese Fragen lassen sich mit einem CRM-System leicht beantworten. Du kannst so zum Beispiel vergleichen, welche deiner Kunden besonders viel Betreuung benötigen und welche absolut pflegeleicht sind. Außerdem kannst du deine wirklich wichtigen Kunden schnell identifizieren.

Du bekommst Statistiken, die Dir helfen, Deinen Vertrieb zu verbessern

Wie oft müssen Deine Mitarbeiter eigentlich mit Deinem Kunden sprechen, bevor sie einen Auftrag bekommen? Wie hoch ist eigentlich Deine durchschnittliche Auftragshöhe? Wieviele neue Kunden hast Du in diesem Quartal im Vergleich zum letzten gewonnen? Um die richtigen Entscheidungen treffen zu können, braucht man solide Informationen. Wenn jeder seine eigenen Excels verwendet, wirst Du immer im Blindflug sein. Und im Tagesgeschäft hilft es Dir in Echtzeit, an den richtigen Stellen nachzujustieren.

Was zeichnet ein gutes CRM-System aus?

Im Grunde ist jedes Customer Relationship-System besser als gar kein strukturiertes Vorgehen. So lassen sich einige Aufgaben auch schon ganz simpel mit Word und Excel abbilden.

Allerding stößt du hier schnell an Grenzen der Software, die einfach nicht für solche Projekte entwickelt worden ist. Und die Übersichtlichkeit geht auch schnell verloren.

Mit Hilfe spezieller Programme ist die Kundenverwaltung aber viel einfacher. Die Auswahl an speziellen CRM-Softwarepaketen ist groß. Als kleines Unternehmen oder Startup solltest du auch darauf achten, dass du dir nicht unnötig komplizierte Programme zulegst, die eher für große Konzerne gedacht sind. Spezielle CRM-Systeme für kleine Unternehmen und Startups gibt es nämlich auch. Dazu gehört beispielsweise Teamleader.

Teamleader als CRM-System für kleine Unternehmen und Startups

Mit Teamleader bekommen Startups und kleine und mittelständische Unternehmen eine CRM-Software, die für bis zu 50 User ausgelegt ist. Teamlader funktioniert dabei in der Cloud als Software-as-a-Service-Anwendung. Customer Relationship Management ist so einfach und schnell möglich.

Gegründet wurde das CRM-System Teamleader von Jeroen De Wit, der auf der Suche nach einem Tool war, welches die Bedürfnisse seines eigenen Startups erfüllen würde. Und da er ein solches Programm auf dem Markt nicht finden konnte, hat er einfach sein eigenes Programm erstellt: Teamleader.

Teamleader bietet neben dem CRM-Modul noch weitere Funktionen, zum Beispiel für die Projektplanung und die Rechnungsstellung. Der Datenimport aus anderen Programmen, wie zum Beispiel Excel, ist sehr einfach. Und natürlich gibt’s auch eine App dazu. Damit kannst Du beispielsweise neue Kontakte ganz einfach mit dem Visitenkartenscanner hinzufügen.

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